Perencanaan pengadaan konstruksi harus dimulai dari tanggal ketika pelaksanaan membutuhkan material, peralatan, atau jasa subkontrak — bukan dari tanggal bagian Pengadaan menerima permintaan pembelian.
Bagi kontraktor, pertanyaan pengadaan yang sebenarnya bukan sekadar “Kapan kita harus membeli?”
Sebaliknya, pertanyaannya adalah:
“Kapan sumber daya ini harus tersedia di lokasi agar aktivitas WBS terkait dapat dimulai sesuai rencana — dan apa saja yang harus terjadi sebelum tanggal tersebut?”
Akibatnya, perbedaan ini mengubah pengadaan dari proses pembelian administratif menjadi bagian dari pengendalian proyek.
Oleh karena itu, perencanaan pengadaan konstruksi yang efektif menghitung mundur dari tanggal pemasangan atau pelaksanaan yang tercantum dalam Work Breakdown Structure (WBS).
Dengan kata lain, rantai yang harus terhubung adalah:
Tanggal Kebutuhan WBS → Pengiriman → Logistik → Fabrikasi → Purchase Order → Evaluasi → RFQ → Permintaan Pembelian → Kebutuhan BoQ
Pertama, Bill of Quantities (BoQ) mengidentifikasi apa dan berapa banyak yang proyek perlukan. Kemudian, WBS menetapkan kapan proyek memerlukannya. Akhirnya, Cost Codes menyediakan dimensi pengendalian keuangan untuk memantau komitmen dan biaya aktual.
Ketika dimensi-dimensi ini tetap terpisah, pengadaan bisa benar secara administratif tetapi tetap terlambat secara operasional.
Apa itu jadwal pengadaan konstruksi?
Namun, jadwal pengadaan konstruksi lebih dari sekadar daftar purchase order.
AACE International mendefinisikan jadwal pengadaan sebagai bagian dari jadwal proyek CPM. Jadwal ini mengikuti proses pengadaan melalui pengajuan dokumen (submittal), fabrikasi, dan pengiriman. Selain itu, jadwal ini menghubungkan aktivitas tersebut dengan aktivitas konstruksi yang benar-benar memasang material atau peralatan.
Jadwal pengadaan menurut AACE mendefinisikannya dengan jelas: Pengadaan harus terhubung dengan pelaksanaan.
Log pengadaan mungkin memberi tahu manajemen bahwa sebuah pesanan sedang “dalam proses.” Namun, jadwal proyek harus menjawab pertanyaan yang lebih penting:
Apakah barang tersebut akan tiba sebelum pekerjaan membutuhkannya?
Selain itu, kerangka log pengadaan konstruksi saat ini melacak tanggal kebutuhan di lokasi, lead time, tanggal pemesanan wajib, purchase order, perkiraan pengiriman, dan pengiriman aktual. Hal ini menegaskan pentingnya perencanaan mundur dari kebutuhan lapangan.
Mengapa perencanaan pengadaan harus dimulai dari tanggal kebutuhan WBS?
Misalnya, jadwal menetapkan aktivitas WBS untuk memasang switchgear mulai pada 15 Maret.
Tentu kontraktor tidak dapat memesan switchgear tersebut pada 14 Maret.
Sebaliknya, kontraktor harus menghitung mundur melalui setiap prasyarat:
15 Maret: tanggal kebutuhan pemasangan ← penerimaan dan inspeksi di lokasi ← transportasi dan bea cukai ← manufaktur/fabrikasi ← purchase order yang disetujui ← evaluasi komersial dan teknis ← periode penawaran pemasok ← submittal teknis yang disetujui ← permintaan material ← kebutuhan BoQ
Selain itu, setiap langkah membutuhkan waktu.
Untuk material dengan waktu tunggu panjang, rantai ini bahkan dapat berlangsung beberapa bulan. Penyebabnya meliputi persetujuan engineering, shop drawing, kapasitas manufaktur, inspeksi, pengiriman, dan bea cukai.
Karena itu, tanggal pemicu pengadaan yang benar berasal dari kebutuhan pelaksanaan, bukan dari kapan seseorang kebetulan mengajukan permintaan.
Akibatnya, perencana dan tim pengadaan tidak dapat bekerja secara terpisah.
Perencana – Penjadwal → Petugas Pengadaan
Apa kontribusi masing-masing BoQ, WBS, dan Cost Codes?
Ketiga struktur ini menjawab pertanyaan yang berbeda.
- BoQ: Apa yang kita bangun? Bill of Quantities mendefinisikan lingkup kontrak, kuantitas, spesifikasi, dan hasil kerja yang terukur.
- WBS: Kapan kita membangunnya? Work Breakdown Structure dan jadwal proyek mendefinisikan urutan, ketergantungan, milestone, dan waktu pelaksanaan.
- Cost Codes: Di mana kita mengendalikan biaya? Cost Codes menyediakan struktur manajemen dan akuntansi internal untuk memantau komitmen, pengeluaran aktual, dan kinerja.
Oleh karena itu, menghubungkan ketiganya menciptakan konteks pengadaan yang jauh lebih kaya:
BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes
Pandangan DANAOS Projects adalah bahwa ketiganya bukan struktur proyek yang saling bersaing. Sebaliknya, ketiganya merupakan dimensi berbeda dari realitas proyek yang sama.
Selain itu, hubungan ini mendasar bagi pengendalian biaya konstruksi. Di sana, ProjectVIEW ERP mengaitkan BoQ, WBS, dan Cost Codes serta menghubungkannya dengan data sumber daya dan data lapangan.
Seperti apa seharusnya alur kerja pengadaan konstruksi?
Tim dapat menyusun proses pengadaan berbasis jadwal berdasarkan delapan titik kendali yang saling terhubung:
1. Identifikasi kebutuhan pelaksanaan. Pertama, mulailah dari aktivitas WBS, rencana tanggal pemasangan, dan milestone terkait.
2. Identifikasi lingkup dan kuantitas. Kemudian, hubungkan aktivitas dengan item BoQ, spesifikasi, kuantitas, dan sumber daya yang relevan.
3. Hitung tanggal pemicu pengadaan. Hitung mundur melalui durasi pengiriman, logistik, fabrikasi, lead time vendor, persetujuan, evaluasi, dan RFQ. Selain itu, tambahkan cadangan risiko yang memadai jika terdapat ketidakpastian.
4. Periksa ketersediaan yang ada terlebih dahulu. Sebelum membeli, pastikan apakah material tersebut sudah tersedia di gudang, di proyek lain, di fasilitas produksi internal, atau melalui perjanjian kerangka yang berlaku.
5. Ajukan dan setujui kebutuhan. Selanjutnya, terjemahkan rencana kebutuhan menjadi Site Item Request, Formulir Permintaan Material, atau permintaan pembelian yang terkendali.
6. Cari pemasok dan lakukan evaluasi. Minta penawaran dari pemasok, bandingkan respons teknis dan komersial, serta evaluasi ketersediaan selain harga.
7. Buat komitmen dan pantau. Terbitkan Purchase Order atau subkontrak dan catat biaya terkomitmen. Kemudian, pantau tanggal pengiriman yang pemasok janjikan terhadap kebutuhan WBS.
8. Terima, inspeksi, dan gunakan. Akhirnya, catat Goods Received Note (GRN), pergerakan gudang, dan Store Issue Voucher (SIV), sehingga ketertelusuran tetap terjaga hingga pemakaian aktual di proyek.
Hasilnya bukan sekadar procure-to-pay.
Melainkan:
Rencana–Pengadaan–Pelaksanaan–Pengendalian.
Mengapa penawaran termurah belum tentu menjadi keputusan pengadaan dengan biaya terendah?
Namun, manajemen tidak dapat menilai keputusan pembelian konstruksi hanya dari harga satuan.
Misalnya, pemasok dengan harga lebih rendah yang melewatkan tanggal kebutuhan di lokasi dapat menimbulkan dampak di tempat lain. Dampaknya meliputi tenaga kerja menganggur, alat berat menganggur, gangguan pada subkontraktor, perubahan urutan kerja, logistik tambahan, atau progres yang tertunda.
Karena itu, ketersediaan memiliki nilai ekonomi.
Hal ini sangat penting bagi kontraktor umum yang mengelola banyak proyek secara bersamaan. Pada kontraktor seperti ini, material, peralatan, dan subkontraktor bersaing memperebutkan sumber daya perusahaan dan kapasitas rantai pasok. Bahkan, halaman DANAOS untuk Kontraktor Umum secara eksplisit menyebut keterlambatan material kritis dan gangguan logistik sebagai risiko terhadap progres di lapangan.
Karena itu, evaluasi pengadaan setidaknya harus mempertimbangkan:
Biaya + Kepatuhan + Kualitas + Ketersediaan + Risiko Pengiriman
—bukan harga saja.
Mengapa log pengadaan yang berdiri sendiri tidak memadai?
Tentu saja, log pengadaan yang terpelihara dengan baik memang berguna.
Namun, masalah muncul ketika log tersebut menjadi spreadsheet terpisah yang tidak terhubung dengan jadwal konstruksi terkini.
Misalnya, jika sebuah aktivitas WBS bergeser tiga minggu, apa yang terjadi pada kebutuhan pengadaannya?
Jika jadwal berubah tetapi log pengadaan tidak, proyek kini memiliki dua versi waktu yang berbeda.
Demikian pula, jika kuantitas dalam BoQ berubah tetapi kebutuhan pembelian tetap sama, organisasi memiliki dua versi lingkup yang berbeda.
Karena itu, integrasi menjadi lebih penting daripada digitalisasi.
Dengan kata lain, log pengadaan digital yang tetap terisolasi hanyalah silo elektronik yang lebih baik.
Bagaimana ProjectVIEW ERP menangani perencanaan pengadaan konstruksi?
DANAOS merancang ProjectVIEW ERP untuk pengadaan yang berpusat pada proyek, bukan pembelian sebagai transaksi back-office yang terisolasi.
Modul Procurement and Purchasing mendukung Site Item Request, permintaan pembelian, RFQ, dan penawaran pemasok. Modul ini juga mencakup evaluasi multikriteria, perjanjian kerangka, pembuatan pesanan, dan kolaborasi dengan pemasok. Selain itu, pengguna dapat mengaitkan permintaan penawaran dengan konteks BoQ/WBS.
Modul Materials & Production Management kemudian melanjutkan proses ke inspeksi stok, Goods Received Note, logistik material, transfer, dan manajemen produksi.
ProjectVIEW juga mengintegrasikan informasi penjadwalan melalui konektivitas dengan Oracle Primavera P6 dan Microsoft Project.
Karena itu, tujuannya bukan sekadar mendigitalkan purchase order.
Tujuannya adalah menjaga hubungan antara:
apa yang dibutuhkan proyek, kapan dibutuhkan, berapa biayanya, apa yang sudah dikomitmenkan, apa yang sudah tiba, dan apa yang benar-benar telah digunakan.
Pertanyaan pengadaan yang lebih besar
Pada akhirnya, manajemen tidak boleh mengukur kinerja pengadaan konstruksi dari seberapa cepat tim memproses sebuah Purchase Order.
Sebaliknya, pertanyaan yang lebih tepat adalah:
Apakah sumber daya yang tepat sampai ke proyek yang tepat, dalam kuantitas dan spesifikasi yang tepat, pada waktu yang dibutuhkan jadwal konstruksi — dengan biaya yang terkendali?
Itulah perbedaan antara administrasi pembelian dan perencanaan pengadaan konstruksi.
Singkatnya, bagi kontraktor dengan proyek yang kompleks, pengadaan bukanlah tahap hilir dari perencanaan proyek.
Pengadaan adalah bagian dari perencanaan proyek.
Bacaan lanjutan dari DANAOS Projects
Integrasi BoQ–WBS–Cost Codes dan keterbatasan struktural pengadaan yang terputus
