Bagi perusahaan konstruksi, salah satu kesalahpahaman paling berbahaya dalam pengendalian proyek adalah menganggap bahwa biaya aktual menunjukkan apakah sebuah proyek terkendali secara finansial.
Namun, kenyataannya tidak.
Sebaliknya, biaya aktual hanya menunjukkan biaya yang sudah perusahaan akui telah terjadi.
Namun, pengendalian proyek harus menjawab pertanyaan yang jauh lebih penting:
Seberapa besar eksposur kita sebelum biaya tersebut menjadi faktur?
Karena itu, biaya terkomitmen menjadi sangat penting.
Biaya Aktual Melihat ke Belakang. Biaya Terkomitmen Melihat ke Depan.
Misalnya, seorang kontraktor memiliki anggaran resmi sebesar AED 10 juta untuk satu paket pekerjaan.
Sejauh ini, baru AED 2 juta yang tercatat sebagai biaya aktual.
Sekilas, proyek tersebut tampak aman.
Namun, bagaimana jika kontraktor sudah mengikat AED 5 juta lainnya melalui purchase order dan subkontrak?
Selain itu, bagaimana jika sisa pekerjaan masih memerlukan AED 4 juta lagi?
Dengan kata lain, eksposur yang sebenarnya bukan lagi AED 2 juta.
Bahkan, proyek tersebut mungkin sudah menuju pembengkakan biaya.
Oleh karena itu, pengendalian biaya konstruksi tidak dapat hanya mengandalkan transaksi yang sudah masuk ke buku akuntansi.
Sebaliknya, pengendalian proyek yang tepat perlu menghubungkan:
Biaya Aktual + Sisa Komitmen + Sisa Biaya Belum Terkomitmen = Proyeksi Biaya Akhir
Hal ini sejalan dengan konsep Estimate at Completion (EAC) yang lazim dalam pengendalian proyek:
Apa Itu Biaya Terkomitmen?
Biaya terkomitmen adalah pengeluaran yang sudah kontraktor otorisasi melalui mekanisme seperti:
- Purchase order
- Subkontrak
- Amandemen kontrak yang telah disetujui
- Perjanjian sewa peralatan
- Kewajiban lain yang telah resmi berlaku
Namun, ada perbedaan penting.
Nilai total komitmen sebuah purchase order belum tentu sama dengan sisa komitmen.
Misalnya, pemasok mungkin sudah mengirim sebagian barang, tim sudah memakainya, atau keuangan sudah mengakuinya sebagai biaya aktual.
Akibatnya, jika manajemen menambahkan nilai penuh purchase order di atas biaya aktual, proyeksi proyek bisa menjadi terlalu tinggi akibat penghitungan ganda.
Karena itu, ERP konstruksi yang tepat harus membedakan antara:
- Total Nilai yang Diberikan
- Biaya yang Sudah Terjadi
- Sisa Biaya Terkomitmen
- Biaya Belum Terkomitmen hingga Selesai
Oracle sendiri membedakan berbagai kategori komitmen dan status transaksi dalam dokumentasi project costing-nya:
Singkatnya, pelajarannya sederhana:
Label “Biaya Terkomitmen” saja tidak cukup. Anda perlu memahami dengan tepat apa yang ada di balik angka tersebut.
Mengapa Data Akuntansi Bisa Datang Terlambat untuk Pengendalian Proyek
Tentu saja, ini tidak berarti sistem akuntansi tidak mampu mengakui biaya sebelum faktur tiba.
Sebaliknya, sistem akuntansi mampu melakukannya.
Melalui akuntansi akrual, perusahaan dapat mengakui kewajiban atas barang atau jasa yang sudah perusahaan terima tetapi belum pemasok tagihkan.
Lihat perlakuan IFRS atas akrual dan utang usaha:
Oracle juga mendokumentasikan akrual penerimaan yang belum ditagih:
Namun, masalah sesungguhnya muncul ketika manajemen proyek hanya mengandalkan data akuntansi final untuk mengambil keputusan operasional.
Misalnya, saat faktur pemasok sampai ke bagian keuangan, beberapa hal mungkin sudah terjadi:
Tim lapangan sudah meminta material.
Manajer sudah menyetujui purchase order.
Tim pengadaan sudah memilih pemasok.
Pemasok sudah mengirim barang.
Kemudian, tim mungkin sudah memakai material tersebut.
Pekerjaan mungkin sudah berjalan.
Dengan kata lain, eksposur komersial sudah ada jauh sebelum faktur muncul.
Oleh karena itu, pengendalian proyek harus mulai lebih awal dalam proses.
Pengendalian Biaya Konstruksi Dimulai Sebelum Faktur
Kontraktor harus mengikuti dampak finansial sebuah transaksi sejak kebutuhan pertama kali muncul.
Urutan yang umum adalah:
Kebutuhan → Permintaan Pembelian → Persetujuan → Purchase Order → Pengiriman → Pemakaian → Pengakuan Biaya → Faktur → Pembayaran
Selain itu, setiap tahap menjawab pertanyaan yang berbeda.
Pertama, permintaan pembelian menunjukkan kebutuhan.
Purchase order menunjukkan komitmen komersial.
Kemudian, pengiriman menunjukkan penerimaan.
Pemakaian material menunjukkan penggunaan.
Faktur menimbulkan kewajiban finansial.
Akhirnya, pembayaran menunjukkan pergerakan kas.
Karena itu, manajemen tidak boleh memperlakukan peristiwa-peristiwa ini seolah-olah dapat saling menggantikan.
Ini adalah salah satu gagasan utama di balik pengadaan berbasis proyek di ProjectVIEW ERP.
Namun, tujuannya bukan sekadar mendigitalkan pengadaan.
Tujuannya adalah menghubungkan keputusan pembelian kembali ke anggaran proyek dan kebutuhan operasional yang memicunya.
Kesalahan Terbesar: Penghitungan Ganda
Misalnya, sebuah subkontrak bernilai total AED 6 juta.
Subkontraktor sudah menyelesaikan pekerjaan senilai AED 2 juta, dan keuangan sudah mencatatnya sebagai biaya aktual.
Dengan demikian, sisa komitmennya sekitar AED 4 juta, dengan asumsi tidak ada penyesuaian lain.
Jika manajemen menghitung:
Biaya aktual AED 2 juta + biaya terkomitmen AED 6 juta
proyeksinya menjadi AED 8 juta.
Padahal sebagian dari komitmen AED 6 juta tersebut sudah termasuk dalam biaya aktual AED 2 juta.
Akibatnya, manajemen pada dasarnya menghitung pekerjaan yang sama dua kali.
Sebaliknya, logika yang benar adalah:
Biaya Aktual + Sisa Komitmen
Hal ini menjadi semakin penting ketika melibatkan akrual.
Jika keuangan sudah mencatat akrual pekerjaan lalu faktur pemasok datang kemudian, tim harus menghapus atau mengganti akrual tersebut—bukan menghitungnya lagi.
Oracle secara eksplisit mendokumentasikan logika pembalikan akrual semacam ini.
Mengapa Biaya Terkomitmen Pun Belum Menceritakan Keseluruhan Gambaran
Biaya terkomitmen saja pun belum cukup.
Sebab, kontraktor mungkin masih memiliki pekerjaan signifikan yang belum masuk ke pembelian atau subkontrak.
Pertimbangkan:
- Kebutuhan tenaga kerja di masa depan
- Penggunaan alat berat
- Bahan bakar
- Pekerjaan sementara
- Pengawasan lapangan
- Tambahan kuantitas material
- Perpanjangan durasi proyek
- Paket subkontrak yang belum terkontrak
Misalnya, biaya-biaya ini mungkin belum ada dalam bentuk purchase order.
Namun, biaya tersebut tetap merupakan bagian dari biaya masa depan untuk menyelesaikan proyek.
Oleh karena itu, pertanyaan pengendalian proyek yang sebenarnya bukanlah:
Berapa yang sudah kita belanjakan?
Bukan pula:
Berapa yang sudah kita komitmenkan?
Melainkan:
Berapa perkiraan biaya proyek ini saat selesai?
Mengapa Lingkup, Jadwal, dan Biaya Harus Terhubung
Karena itu, untuk menjawab pertanyaan itu dengan benar, biaya tidak boleh berdiri sendiri.
Biaya memerlukan konteks.
Di DANAOS Projects, kami menyusunnya melalui hubungan antara:
BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes
Pertama, Bill of Quantities (BoQ) mendefinisikan lingkup komersial dan lingkup yang terukur.
Kemudian, Work Breakdown Structure (WBS) menghubungkan lingkup tersebut dengan pelaksanaan dan waktu.
Akhirnya, Cost Codes memungkinkan tim mengklasifikasikan biaya dan sumber daya secara konsisten.
Kami membahasnya secara rinci di sini:
BoQ, WBS, dan Cost Codes: Menghubungkan Lingkup, Jadwal, dan Biaya
Akibatnya, hubungan ini memungkinkan manajemen mengajukan pertanyaan yang lebih bermakna.
Komitmen ini termasuk dalam lingkup yang mana?
Aktivitas mana yang terdampak?
Berapa kuantitas yang tersisa?
Sumber daya apa yang masih proyek perlukan?
Berapa sisa anggarannya?
Berapa perkiraan biaya akhirnya?
Sebaliknya, tanpa struktur ini, perusahaan mungkin tahu jumlah belanjanya tanpa memahami alasan belanja tersebut.
Data Lapangan Sama Pentingnya
Pengendalian biaya proyek juga bergantung pada apa yang benar-benar terjadi di lapangan.
Misalnya, purchase order dapat menunjukkan apa yang perusahaan beli.
Namun, purchase order tidak menunjukkan apakah tim memakai sumber daya tersebut secara efisien.
Material yang tiba di lokasi belum tentu material yang terpakai.
Tenaga kerja yang hadir di lokasi belum tentu tenaga kerja yang produktif.
Peralatan yang tersedia belum tentu peralatan yang produktif.
Demikian pula, progres dalam catatan akuntansi tidak otomatis mencerminkan progres fisik.
Karena itu, pengumpulan data lapangan sangat mendasar bagi pengendalian biaya konstruksi.
Dengan kata lain, tujuannya adalah menghubungkan eksposur finansial dengan realitas operasional.
Bagaimana ProjectVIEW ERP Menangani Masalah Ini
ProjectVIEW ERP menghubungkan pengadaan, operasional lapangan, subkontrak, penganggaran, dan pengendalian biaya dalam satu lingkungan operasional yang khusus untuk proyek.
Artikel berikut menjelaskan arsitektur terintegrasi secara keseluruhan: Bagaimana ProjectVIEW ERP Mewujudkan Pengendalian Biaya yang Sesungguhnya
Namun, tujuannya bukan sekadar membuat laporan biaya lain.
Tujuannya adalah memungkinkan tim proyek memahami eksposur biaya selagi masih ada waktu untuk bertindak.
Catatan Akhir
Akuntansi sangat penting.
Namun, akuntansi dan pengendalian proyek memiliki tujuan yang berbeda.
Akuntansi memberi tahu organisasi biaya apa yang telah resmi tercatat secara finansial.
Sementara itu, pengendalian proyek juga harus memahami komitmen yang sudah berjalan dan sumber daya yang sudah terpakai. Selain itu, pengendalian proyek harus mengetahui barang yang masih belum tiba dan perkiraan biaya proyek saat ini.
Bagi kontraktor, pertanyaan terpenting karena itu bukanlah:
“Berapa yang sudah kita belanjakan?”
Melainkan:
“Seberapa besar eksposur kita saat ini, dan berapa biaya realistis proyek ini saat selesai?”
Itulah perbedaan antara melaporkan biaya dan mengendalikan biaya.
