التحكم في التكاليف

هو عملية مقارنة التكلفة والتقدم المخطط لهما بالتكلفة والتقدم الفعليين، ثم معالجة الانحراف. والتحكم الجيد في التكاليف يتنبأ أيضًا بالتكلفة النهائية قبل انتهاء المشروع. ويخدم شركات الإنشاءات، وبناء السفن وإصلاحها، والأعمال البحرية والبحرية البعيدة عن الشاطئ (Offshore)، والتعدين والمحاجر، والتصنيع القائم على المشاريع.

يرتبط كل بند BoQ بأنشطة WBS في Primavera P6 أو MS Project وبرموز التكلفة الداخلية. ونتيجة لذلك، يقيس الفريق التقدم والوقت والتكلفة على هيكل واحد.

يقدّم BCWS وBCWP وACWP، إلى جانب CV وSPI وCPI وBAC وEAC وVAC وTCPI. ويمكن لكل مستخدم تخصيص هذه التقارير.

استخدم القيمة المكتسبة والتكلفة الفعلية لنطاق العمل نفسه وفي تاريخ الإبلاغ نفسه. إذا كان من المرجح استمرار كفاءة التكلفة الحالية، فاقسم الموازنة المعتمدة عند الإنجاز على مؤشر أداء التكلفة (CPI) لتقدير التكلفة النهائية.

إذا بلغت الموازنة المعتمدة 10 ملايين دولار أمريكي، والقيمة المخططة 5 ملايين، والقيمة المكتسبة 4 ملايين، والتكلفة الفعلية 5 ملايين، فإن مؤشر أداء التكلفة يساوي 0.80. ووفق هذا الافتراض، تبلغ التكلفة المقدرة عند الإنجاز 12.5 مليون دولار. تحقق من أن التقدم المقاس والتكاليف المسجلة يغطيان الفترة والنطاق نفسيهما. إذا اختلفت طبيعة تكاليف الأعمال المتبقية، قدّرها على حدة وأضفها إلى التكلفة الفعلية.

تأتي التكلفة الفعلية من الوحدات الأخرى. إذ يرحّل النظام صرفيات المواد وساعات العمالة واستخدام المعدات وشهادات مقاولي الباطن تلقائيًا إلى البنود ورموز التكلفة نفسها، دون إدخال مزدوج.

حدّث توقع التكلفة بالاستناد إلى القياسات الميدانية. في الركيزة الأولى للجسر، توضح جداول الكميات الفرعية ووصفات التكلفة ما أُنفق على الضخ والتصريف والأعمال الإضافية وما تبقى منها. وفي حالة خط المرافق، يوضح النشاط المتأثر أثر الانتظار وإعادة ترتيب الأعمال على التكلفة والموعد. تبيّن بيانات طريقة التنفيذ والرسومات والاستفسارات والاعتمادات المرتبطة أسباب التغييرات والقرارات المعلّقة.

في كل تاريخ إبلاغ، افصل بين تكلفة إكمال الأعمال المتوقعة والمبلغ المتوقع استرداده وموعد تحصيله. استخدم الروابط بين جدول الكميات وهيكل تجزئة العمل لتتبّع كل تعديل إلى الأعمال أو التأخير المقاس والأدلة المؤيدة. حدّث التوقع مع ورود القياسات والاعتمادات وقارنه بخط الأساس المعتمد حاليًا. طبّق سياسة الشركة المحاسبية عند تحديد ما يُعترف به.

سجّل التقدم واستخدام الموارد على العمل نفسه الذي تتابعه فرق الرقابة والمالية. استخدم بند جدول الكميات للنطاق ونشاط هيكل تجزئة العمل للبرنامج ورمز التكلفة للتقارير. يسجل ProjectVIEW التقدم والعمالة والمعدات وأعمال مقاولي الباطن، وتأتي التكاليف الفعلية من الوحدات التشغيلية المعنية.

في حفر ركيزة الجسر رقم 1، يحدد خط الأساس شهراً واحداً و1,000 دولار أمريكي لحفر 1,000 متر مكعب. إذا كان المخطط إنجاز 500 متر مكعب بنهاية الأسبوع الثاني، فميزانية هذه الكمية 500 دولار. وإذا أنجز الموقع الكمية بينما بلغت التكلفة الفعلية للعمالة والمعدات والموارد الأخرى 650 دولاراً، فقد حقق هدف الكمية وتجاوز ميزانية الأعمال المنجزة بـ150 دولاراً. يربط النظام جدول الكميات وهيكل تجزئة العمل بتكلفة الموارد الفعلية، فتظهر الكمية والزمن والتكلفة معاً. تسجيل تقدم بنسبة 50٪ وحده لا يُظهر هذا الانحراف.

تتبّع تكاليف العمالة والمواد والمعدات ومقاولي الباطن، إلى جانب المصروفات غير المباشرة مثل الإشراف الميداني والمنشآت المؤقتة والمصاريف العامة المشتركة. سجّل التكاليف بحسب المشروع ورمز التكلفة واربطها ببند جدول الكميات ونشاط هيكل تجزئة العمل عند الاقتضاء. وزّع المصروفات المشتركة وفق أساس موحّد لمقارنة الموازنة والالتزامات والتكاليف الفعلية وتتبع الانحرافات إلى المعاملات الأصلية.

اطرح التكلفة النهائية المتوقعة من إيرادات العقد المتوقعة. قارن النتيجة بهامش العطاء وبيّن أثر التغييرات في قيمة العقد المعتمدة وأسعار الموارد والإنتاجية والكميات المتبقية. اعرض المبالغ المحتمل استردادها من التغييرات غير المعتمدة والمطالبات المتنازع عليها في سيناريوهات منفصلة للمقارنة بين النتائج مع الاسترداد وبدونه.

الالتزام هو تعهّد مثل أمر شراء معتمد، والتكلفة الفعلية هي ما سُجّل بالفعل على المشروع. تجمع التكلفة النهائية المتوقعة بين التكلفة الفعلية والتكلفة المتوقعة لإكمال العمل. في طلب شراء الفولاذ، سجّل الالتزام عند الاعتماد والتسليم عند الاستلام وطابق الفاتورة مع الأمر وسجل الاستلام. أدرج في التوقع التكلفة المتبقية من الطلب واحتياجات الفولاذ التي لم تُطلب بعد.