Selama lebih dari 25 tahun, DANAOS Projects telah bekerja dengan kontraktor dan organisasi berbasis proyek di bidang konstruksi, infrastruktur, EPC dan pembangunan kapal. Selain itu, DANAOS Projects mengembangkan kapabilitas untuk operasi kelautan dan lepas pantai, pertambangan, penggalian dan manufaktur berbasis proyek. Di sektor-sektor ini, ERP generik tidak lagi memadai.
Industri berbeda. Proyek berbeda. Risiko berbeda.
Namun ada satu pelajaran yang terus berulang:
Manajemen tidak dapat mengelola perusahaan berbasis proyek secara efektif jika ERP generik hanya memperlakukan proyek sebagai satu dimensi lain.
Kontraktor tidak sekadar membeli material, mempekerjakan orang, mengoperasikan alat berat dan menerbitkan faktur. Sebaliknya, kontraktor harus menyelesaikan lingkup kontrak sesuai jadwal dan anggaran. Pada saat yang sama, kontraktor terus mengelola pengadaan, subkontraktor, tenaga kerja, peralatan, produksi, sertifikasi, variasi, arus kas dan risiko.
Prinsip yang sama juga berlaku bagi galangan kapal yang menyerahkan kapal dan kontraktor tambang yang mengelola operasi padat peralatan. Hal ini juga berlaku bagi produsen berbasis proyek yang melakukan fabrikasi berdasarkan spesifikasi rekayasa.
Karena itu, DANAOS membangun ProjectVIEW ERP secara berbeda.
Inti logika bisnisnya adalah hubungan:
BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes
Bill of Quantities (BoQ) menetapkan lingkup komersial dan anggaran. Sementara itu, Work Breakdown Structure (WBS) menetapkan waktu dan rencana pelaksanaan. Selain itu, Cost Codes menyediakan struktur pengendalian biaya internal.
ProjectVIEW menghubungkan dimensi-dimensi ini sehingga tim dapat terus mengevaluasi transaksi operasional terhadap lingkup, waktu dan biaya.
Hasilnya bukan sekadar tempat lain untuk mencatat transaksi. Hasilnya adalah pengecekan realitas yang berkelanjutan antara estimasi, rencana, kejadian aktual dan biayanya.
Selanjutnya, berikut beberapa pelajaran ERP terpenting yang kami peroleh dari lingkungan proyek nyata.
1. Konstruksi & Infrastruktur: Anggaran Harus Bertahan Saat Diserahkan ke Pelaksanaan
Masalah yang berulang
Salah satu masalah terbesar dalam konstruksi bukanlah ketiadaan perangkat lunak. Sebaliknya, masalahnya adalah keterputusan antara sistem dan departemen.
Misalnya, estimator bekerja dengan BoQ dan spreadsheet. Perencana bekerja di Oracle Primavera P6 atau Microsoft Project. Sementara itu, bagian pengadaan mengelola pemasok dan pesanan pembelian. Tim lapangan mencatat progres dan sumber daya. Akhirnya, bagian keuangan mencatat transaksi di ERP korporat.
Setiap sistem mungkin menjalankan tugasnya masing-masing.
Namun, masalah muncul ketika manajemen bertanya:
Apakah kita benar-benar menghasilkan keuntungan dari proyek ini hari ini?
Akibatnya, jawabannya sering kali memerlukan rekonsiliasi di beberapa sistem dan spreadsheet.
Pendekatan ProjectVIEW
ProjectVIEW mempertahankan hubungan antara BoQ, anggaran proyek, WBS, sumber daya dan Cost Codes sejak estimasi hingga pelaksanaan.
Karena itu, tim dapat membandingkan transaksi lapangan aktual—termasuk progres proyek, tenaga kerja, alat berat, material dan subkontraktor—dengan baseline biaya proyek. Selain itu, proses pengendalian biaya ProjectVIEW secara khusus menghubungkan anggaran BoQ dengan Primavera dan transaksi lapangan harian.
Keunggulannya
Manajemen memperoleh visibilitas berkelanjutan atas biaya dan progres aktual vs. anggaran, alih-alih menunggu laporan keuangan setelah biaya terjadi.
Pelajaran yang dipetik
Pengendalian biaya konstruksi tidak bisa berawal di bagian Keuangan setelah biaya terjadi. Sebaliknya, pengendalian harus berawal sejak penawaran dan berlanjut selama pelaksanaan.
2. Kontraktor EPC: Pengadaan Adalah Bagian dari Pengendalian Proyek
Dalam ERP generik, organisasi biasanya memandang pengadaan sebagai proses transaksional:
Requisisi → RFQ → Pesanan Pembelian → Penerimaan → Faktur
Namun, bagi kontraktor EPC, itu hanya sebagian dari cerita.
Masalah yang berulang
Tim proyek perlu mengetahui jauh lebih banyak:
Apa yang tim beli? Mengapa tim membutuhkannya? Proyek dan aktivitas mana yang membutuhkannya? Apakah anggarannya sudah ada? Kapan lapangan membutuhkannya? Apakah stok sudah tersedia? Berapa harga historisnya? Apakah keterlambatan pengiriman dapat memengaruhi pelaksanaan?
Karena itu, sebuah pembelian bisa benar secara finansial namun tetap salah secara operasional.
Pendekatan ProjectVIEW
ProjectVIEW menghubungkan pengadaan dengan struktur proyek.
Misalnya, kebutuhan material dapat berasal dari BoQ dan kebutuhan lapangan. Kebutuhan itu kemudian berlanjut melalui requisisi dan RFQ ke pemasok, perbandingan penawaran dan pesanan pembelian. Akhirnya, kebutuhan tersebut mengalir ke proses penerimaan barang dan inventaris.
Alur kerja pengadaan mencakup perbandingan penawaran pemasok, informasi biaya historis, manajemen gudang, pengadaan subkontraktor dan sourcing berdasarkan kebutuhan BoQ dan WBS.
Keunggulannya
Hasilnya, pembelian menjadi bagian dari pengendalian biaya dan pelaksanaan proyek, bukan fungsi administratif yang terisolasi.
Pelajaran yang dipetik
Pembelian termurah belum tentu merupakan keputusan proyek dengan biaya terendah.
3. Pembangunan & Perbaikan Kapal: Kapal Lebih dari Sekadar Proyek Akuntansi
Selanjutnya, pembangunan dan perbaikan kapal memperlihatkan keterbatasan ERP generik dengan sangat jelas.
Proyek kapal dapat menggabungkan rekayasa, fabrikasi, perintah kerja, pengadaan, inventaris, subkontraktor, tenaga kerja khusus, peralatan, persetujuan klien, sertifikasi dan variasi komersial.
Masalah yang berulang
Galangan, tim produksi, departemen komersial, gudang, subkontraktor dan departemen keuangan dengan mudah bisa bekerja dengan pandangan yang berbeda atas proyek yang sama.
Selain itu, perubahan membuat masalah semakin sulit.
Misalnya, perbaikan yang baru teridentifikasi atau variasi lingkup dapat langsung memengaruhi tenaga kerja, material, subkontraktor, jadwal dan biaya. Pada akhirnya, perubahan itu juga memengaruhi tagihan kepada klien.
Pendekatan ProjectVIEW
ProjectVIEW dapat berfungsi sebagai Sistem Informasi Manajemen Galangan Kapal. Sistem ini menghubungkan kantor, galangan, produksi, vendor, perusahaan jasa, subkontraktor dan klien melalui lingkungan proyek bersama.
Model galangannya mengaitkan proses operasional dengan BoQ, WBS dan Cost Codes, sehingga memungkinkan pemantauan biaya dan progres aktual vs. anggaran bersama manajemen perubahan.
Keunggulannya
Hasilnya, galangan memperoleh visibilitas biaya, progres, sumber daya dan perubahan proyek dari galangan hingga kantor. Galangan tidak lagi mengelola kinerja produksi dan komersial di lingkungan yang terputus.
Pelajaran yang dipetik
ERP galangan kapal tidak bisa sekadar ERP manufaktur dengan tambahan kolom “kapal”.
Sebaliknya, ERP tersebut harus memahami dimensi proyek, produksi, perbaikan, sumber daya dan komersial secara bersamaan.
4. Kelautan & Lepas Pantai: Operasi Jarak Jauh Membutuhkan Satu Sumber Kebenaran Operasional
Selain itu, proyek kelautan dan lepas pantai menambah tantangan lain: jarak.
Operasi dapat tersebar di kantor pusat, lokasi fabrikasi, lokasi konstruksi, kapal dan lokasi lepas pantai.
Masalah yang berulang
Misalnya, informasi operasional dapat sampai ke manajemen setelah kejadian berlalu.
Data aktual tenaga kerja, utilisasi peralatan, material, kinerja subkontraktor atau progres mungkin baru masuk ke ERP belakangan. Saat itu, manajemen mungkin sudah mengambil keputusan operasional.
Akibatnya, ERP berubah menjadi sistem pencatatan historis, bukan platform pengendalian proyek yang aktif.
Pendekatan ProjectVIEW
ProjectVIEW menghubungkan proses lapangan dan kantor melalui lingkungan terpusat. Platform ini juga menyediakan aplikasi web dan seluler khusus untuk mendukung pengumpulan data proyek dan kolaborasi.
Arsitektur ProjectVIEW secara keseluruhan mendukung operasi online dan offline, manajemen portofolio proyek, akses berbasis peran, serta integrasi proses operasional dengan biaya dan jadwal proyek.
Keunggulannya
Hasilnya, manajemen memperoleh kesadaran situasional yang lebih cepat atas operasi proyek yang tersebar secara geografis.
Pelajaran yang dipetik
Lebih banyak laporan tidak menghasilkan pengendalian proyek jarak jauh. Sebaliknya, pengendalian berawal dengan menangkap data operasional yang lebih baik, lebih dekat dengan tempat pekerjaan berlangsung.
5. Pertambangan & Penggalian: Utilisasi Peralatan Adalah Pengendalian Biaya
Pertambangan dan penggalian adalah operasi yang sangat padat aset.
Misalnya, ekskavator, loader, truk, crusher, peralatan pengeboran dan alat berat lainnya bukan sekadar aset di neraca. Ketersediaan dan utilisasinya secara langsung memengaruhi kinerja operasional dan biaya.
Masalah yang berulang
ERP tradisional dapat memberi tahu manajemen alat berat apa yang perusahaan miliki, nilai akuntansinya dan mungkin riwayat pemeliharaannya.
Namun, operasi membutuhkan jawaban yang berbeda:
Di mana alat tersebut? Apakah tersedia? Proyek mana yang menggunakannya? Berapa utilisasinya? Berapa biaya operasinya? Pemeliharaan apa yang akan segera jatuh tempo?
Pendekatan ProjectVIEW
Manajemen Alat Berat ProjectVIEW mencakup daftar alat berat, alokasi dan transaksi, ketersediaan peralatan, analisis biaya, bahan bakar, pemeliharaan, perbaikan preventif dan pemantauan asuransi.
Tim juga dapat menetapkan alat berat sebagai sumber daya proyek saat estimasi, kemudian mengukurnya selama pelaksanaan proyek.
Keunggulannya
Hasilnya, peralatan menjadi sumber daya operasional dan biaya proyek yang terukur, bukan sekadar aset tetap.
Pelajaran yang dipetik
Mengetahui alat berat apa yang Anda miliki adalah manajemen aset. Sebaliknya, mengetahui seberapa efektif Anda menggunakannya adalah pengendalian operasional.
6. Manufaktur Berbasis Proyek: Produksi dan Pengendalian Proyek Harus Berbicara dalam Bahasa yang Sama
Selanjutnya, manufaktur berbasis proyek menciptakan tantangan ERP lainnya.
Perusahaan berproduksi—tetapi tidak selalu melalui produksi massal yang berulang. Misalnya, perusahaan dapat memfabrikasi struktur, komponen atau rakitan yang unik berdasarkan kebutuhan rekayasa khusus proyek.
Masalah yang berulang
Perangkat lunak manufaktur dapat mengelola produksi.
Demikian pula, perangkat lunak proyek dapat mengelola proyek.
Namun manajemen perlu memahami bagaimana produksi, material, sumber daya, perintah kerja, jadwal dan biaya berkontribusi pada profitabilitas proyek yang sedang berjalan.
Akibatnya, ketika proses-proses ini berjalan terpisah, manajemen sulit melihat hubungan tersebut.
Pendekatan ProjectVIEW
ProjectVIEW membawa perencanaan/pengendalian produksi dan fabrikasi ke dalam satu ekosistem. Ekosistem yang sama juga mencakup material, pengadaan, operasi gudang, tenaga kerja, alat berat, penganggaran proyek dan pengendalian biaya.
DANAOS secara khusus memposisikan platform ini untuk konstruksi, produksi, fabrikasi dan operasi terkait yang berbasis proyek. Platform ini tidak memperlakukan produksi sebagai aktivitas back-office yang tidak berhubungan.
Keunggulannya
Produksi dan pelaksanaan proyek berjalan melalui model data bersama yang berpusat pada proyek. Akibatnya, visibilitas antara kinerja fabrikasi dan kinerja komersial meningkat.
Pelajaran yang dipetik
Engineer-to-order dan manufaktur berbasis proyek tidak boleh memaksa manajemen memilih antara sudut pandang manufaktur dan sudut pandang proyek. Sebaliknya, manajemen membutuhkan keduanya.
Kesamaan Industri-Industri Ini
Terminologi berubah dari satu industri ke industri lain.
Misalnya, kontraktor konstruksi berbicara tentang proyek dan lokasi. Galangan kapal berbicara tentang kapal dan galangan. Perusahaan tambang sangat berfokus pada armada dan produksi. Sementara itu, fabrikator baja mengelola perintah kerja dan fabrikasi.
Namun di balik perbedaan ini terdapat tantangan manajemen yang sama:
Bagaimana kita terus menghubungkan pelaksanaan fisik dengan waktu, sumber daya, biaya dan nilai komersial?
Karena itu, di seluruh industri ini, pola yang berulang terlihat jelas.
Konstruksi & Infrastruktur
Tantangan: Data tender, penjadwalan, operasi lapangan dan keuangan menjadi terputus.
Pendekatan ProjectVIEW: Menghubungkan BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes di sepanjang siklus hidup proyek.
Keunggulan: Visibilitas berkelanjutan atas biaya dan progres aktual vs. anggaran.
Kontraktor EPC
Tantangan: Pengadaan terputus dari kebutuhan, anggaran dan jadwal proyek.
Pendekatan ProjectVIEW: Menghubungkan kebutuhan proyek dengan pengadaan, pemasok, inventaris, anggaran dan persyaratan pengiriman.
Keunggulan: Pengadaan menjadi bagian integral dari pengendalian biaya dan pelaksanaan proyek.
Pembangunan & Perbaikan Kapal
Tantangan: Operasi galangan, produksi, subkontraktor, material dan perubahan komersial menjadi terfragmentasi.
Pendekatan ProjectVIEW: Mengintegrasikan proyek kapal, produksi, perintah kerja, pengadaan, subkontraktor dan pengendalian biaya.
Keunggulan: Visibilitas proyek dari galangan hingga kantor secara berkelanjutan.
Kelautan & Lepas Pantai
Tantangan: Informasi operasional jarak jauh sampai ke manajemen terlalu terlambat.
Pendekatan ProjectVIEW: Menghubungkan operasi yang tersebar melalui pengumpulan data dari lapangan ke kantor, alur kerja dan informasi proyek yang terpusat.
Keunggulan: Kesadaran situasional dan pengendalian operasional yang lebih cepat.
Pertambangan & Penggalian
Tantangan: Catatan aset saja tidak mengungkap kinerja atau utilisasi peralatan.
Pendekatan ProjectVIEW: Menghubungkan utilisasi, alokasi, ketersediaan, pemeliharaan dan biaya alat berat.
Keunggulan: Utilisasi peralatan dan pengendalian biaya operasional yang lebih baik.
Manufaktur Berbasis Proyek
Tantangan: Produksi dan manajemen proyek berjalan di lingkungan yang terpisah.
Pendekatan ProjectVIEW: Menghubungkan produksi, fabrikasi, material, sumber daya, jadwal dan biaya proyek.
Keunggulan: Tim proyek dan produksi bekerja dari model data bersama yang berpusat pada proyek.
ERP Generik Bukan ERP yang Buruk
Namun, perbedaan ini penting.
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics dan platform ERP perusahaan utama lainnya adalah sistem yang andal.
Dengan kata lain, masalahnya bukan karena ERP generik tidak memadai.
Sebaliknya, masalahnya adalah harapan bahwa model data perusahaan yang generik dapat memahami DNA operasional bisnis berbasis proyek yang sangat terspesialisasi. Lebih jauh lagi, banyak yang berharap hal itu terjadi tanpa konfigurasi, kustomisasi, integrasi atau aplikasi pelengkap yang ekstensif.
ProjectVIEW berangkat dari arah sebaliknya.
Singkatnya, ProjectVIEW berangkat dari proyek.
Ekosistemnya mencakup estimasi dan tender, penganggaran dan pengendalian biaya, subkontraktor, pengadaan dan pembelian, serta material dan inventaris. Ekosistem ini juga mencakup alat berat dan pemeliharaan, SDM dan penggajian, akuntansi dan keuangan, utang usaha, piutang usaha, analitik, alur kerja, serta aplikasi proyek/lapangan.
Selain itu, memilih ProjectVIEW tidak selalu berarti mengganti ERP korporat yang sudah ada.
ProjectVIEW mendukung integrasi dengan sistem pihak ketiga melalui API dan dapat berdampingan dengan platform perusahaan utama. Integrasi ProjectVIEW dengan Oracle, misalnya, dapat mempertukarkan data pengadaan, pesanan pembelian, penerimaan, faktur, transaksi inventaris dan data terkait proyek di antara kedua lingkungan.
Bagi sebagian organisasi, ProjectVIEW dapat berfungsi sebagai ERP utama.
Sementara itu, bagi yang lain, ProjectVIEW dapat menjadi lapisan operasi proyek, manajemen konstruksi dan pengendalian biaya yang melengkapi ERP korporat.
Hal ini memunculkan pertanyaan yang lebih berguna daripada sekadar bertanya:
“ProjectVIEW atau SAP/Oracle?”
Sebaliknya, pertanyaan yang lebih baik adalah:
“Sistem mana yang harus menjalankan tugas apa?”
Pelajaran ERP Terpenting Setelah Lebih dari 25 Tahun
Organisasi berbasis proyek terus-menerus mengubah sumber daya menjadi progres fisik—dan progres fisik menjadi nilai komersial.
Karena itu, ERP-nya harus memahami hubungan secara utuh:
Lingkup → Waktu → Sumber Daya → Biaya → Progres → Pendapatan
Inilah prinsip di balik ProjectVIEW ERP.
ProjectVIEW tidak memperlakukan proses operasional sebagai transaksi yang terputus. Sebaliknya, tim dapat mengevaluasi proses tersebut terhadap lingkup komersial, jadwal pelaksanaan dan struktur biaya proyek.
Dengan demikian, hal ini menciptakan pengecekan realitas yang berkelanjutan antara:
Estimasi. Rencana. Pelaksanaan saat ini. Biaya sebenarnya.
Dan pada akhirnya, inilah perbedaan antara ERP yang mencatat bisnis dan ERP yang membantu mengendalikan bisnis.
Bagi perusahaan konstruksi, EPC, infrastruktur, pembangunan kapal, kelautan dan lepas pantai, pertambangan, penggalian dan manufaktur berbasis proyek, perbedaan itu penting.
Sebab, di industri berbasis proyek, akhir proyek tidak menentukan profitabilitas.
Sebaliknya, perusahaan memenangkan—atau kehilangan—profitabilitas melalui ribuan keputusan selama pelaksanaan.
Terkait: Perangkat Lunak ERP Pembangunan Kapal · ERP Konstruksi Kelautan & Lepas Pantai
